AGGIORNAMENTI IN AMBITO "PEC"

Il punto sulla PEC societaria

L’ultima novità è in vigore dal 7 aprile u.s., contenuta nella Legge n.35 del 4 aprile 2012, di conversione del D.L. n.5 del 9 febbraio 2012, il cosiddetto “Decreto semplificazione e sviluppo”.
E’ stata eliminata la proroga al 30 giugno 2012 per la scadenza dell’obbligo per le imprese costituite in forma societaria di indicare il proprio indirizzo Posta Elettronica Certificata al Registro delle Imprese prevista dall’art.37 del Decreto.
La Legge di conversione integra l’originario D.L. n.185/2008 convertito dalla Legge n.2/2009, con il comma 6.bis che prevede che “L'ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell'irrogazione della sanzione prevista dall'articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l'indirizzo di posta elettronica certificata”.
Va da sé che, se l’impresa non provvede alla comunicazione dell’indirizzo PEC entro i tre mesi concessi, sarà soggetta al pagamento della sanzione prevista per l’omissione di denunce, comunicazioni e depositi presso il Registro Imprese, quantificabile da 103 euro a 1.032 euro (art. 2630 C.C., come modificato dalla Legge n.180/2011).
In sostanza, con l’eccezione dei tre mesi di sospensione delle sanzioni, è rimasta in vigore l’originaria disposizione che stabiliva l’immediato obbligo per le imprese di nuova iscrizione di dotarsi di una casella PEC e lasciava tre anni di tempo, a decorrere dal 29 novembre 2008, data del citato D.L. n.185, e quindi entro il 29 novembre 2011, alle aziende già costituite per provvedere a disporre di un indirizzo PEC e comunicarlo al Registro Imprese.
Considerata domicilio elettronico dell’impresa, la casella PEC viene pubblicata nella relativa certificazione insieme ai dati relativi alla sede e deve essere periodicamente rinnovata perché sia costantemente attiva, senza che sia necessario darne comunicazione al Registro Imprese come invece è previsto in caso di variazione, entro 30 giorni dal momento in cui l'indirizzo cambia, come precisato dal Ministero per lo Sviluppo Economico nel Parere del 18 gennaio 2012, prot. 0009880.
Restano escluse dalla normativa le imprese individuali, i soggetti collettivi iscritti solo nel REA, discrezionalmente le società in stato di fallimento (cfr. la Circolare del MSE n.223761 del 24 novembre 2011) e più in generale tutte le imprese non costituite in forma societaria, per le quali corre solo l’obbligo di disporre di una casella PEC finalizzata alla presentazione delle pratiche al Registro Imprese e per riceverne comunicazioni e documenti inerenti alle pratiche presentate, senza dunque che tale PEC sia pubblicata nelle visure societarie.
Qualunque sia il tramite di comunicazione della PEC tra quelli previsti (Procedura semplificata, ComunicaStarweb, Pratica FedraPlus), l’adempimento è sempre totalmente gratuito, cioè esente da imposta di bollo, da diritti di segreteria e da tariffe di spedizione, anche quando si tratti di successiva variazione.
Tra le verifiche preliminari ad un atto di modifica societaria, è dunque opportuno che lo Studio del Notaio verifichi che la società sia in possesso di una casella PEC attiva e che la stessa coincida con quella risultante al Registro Imprese.
Al riguardo è utile ricordare che l’indirizzo potrebbe legittimamente essere quello di uno “studio professionale che assista l’impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un’altra società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata”, come previsto dalla Circolare n.3645/c emanata il 3 novembre 2011 dal Ministero dello Sviluppo Economico.
Sull’importanza della disponibilità della PEC per le imprese costituite in forma societaria occorre ricordare che manca solo poco più di un anno al 1° luglio 2013, scadenza stabilita dal DPCM del 22 luglio 2011, pubblicato nella G.U. n.267 del 16 novembre 2011, a decorrere dalla quale “la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica” (cfr. anche Notariando n.17, dicembre 2011).